亿邮电子邮件系统 【客户名单】

亿邮邮件网关系统 【客户名单】

ECM

ECM案例_北方工业大学

背景描述

　　北方工业大学在日常的教学管理过程中，以往学校里的教学文件管理与学生上课的课件管理，都是利用纸张的作业方式来存放、管理、审批、发布重要的文件及作业指导书等。这种方式必然存在许多的缺点：

　　1、无法有效管制 ISO文件的进出。

　　对于发放的文件，无法掌握此文件是否经由有权限人之手转给没有权限的人阅读，文件管理中心也无法确定到底有多少复印本在校园内流通。

　　2、文件版本无法做到一致性。

　　每次发行新修订之文件版本前，无法确实把握是否将旧版本全部回收，造成学校内有些人依照新版文件执行，有些人却依然只看到旧版文件，造成作业程序的不协调。

　　3、文件查阅困难。

　　纸上作业，如果对新手而言，要查询一份文件必须从头一行一行查起，浪费许多时间。而且也无法掌握部门内，哪些文件在哪些人手上，造成重复复印的浪费。

　　4、机密文件的外漏问题。

　　纸上版本大家都可以复印，无法有效管制机密文件流到竞争对手的手上，对学校造成重大的损失。

　　5、各版本历史文件保留不易。

　　各文件各版本文件，由于数量日益增多，如何有效管理及储存也是一个重要的课题。

　　6、定期整理各版信息非常困难。

　　每隔一段时间，各文件各版之间的差异及变更理由之整理及统合，如何有效告知各部门；及个人或部门已针对哪些文件做制定或修订之统计整理也相当浪费人力资源。

　　7、申请人无法通盘了解各类文件之审核程序。

　　各类型文件有各类型不同的审批的流程及权限，申请人无法及时了解审批状况，并且造成审批时间的大量浪费，也无法追踪文件的审批进度。

　　8、文件的安全性无法保障。

　　在传统的文件共享的手段中，用户可以随意修改、打印、甚至删除体系文件，更甚至核心文件资源离开组织，势必将对学校造成巨大冲击。

　　每隔一段时间，各文件各版之间的差异及变更理由之整理及统合，如何有效告知各部门；及个人或部门已针对哪些文件做制定或修订之统计整理也相当浪费人力资源。

　　经过一番技术论证，2006年2月，北方工业大学与北京亿中邮信息技术有限公司签订了ECM产品的购买合同，并开始应用于该校日常的教学管理中。

 

产品特点

　　ECM（简称EYOU Content Management）是北京亿中邮信息技术有限公司针对客户大量有价值、需要局部共享，以及统一存储的各种电子文件管理的需求情况，精心设计、开发而成的一套具有较好通用性、扩展性和灵活性的电子文件管理系统。它基于网络数据库和文件系统，通过强大的权限控制以及文件日志监控，提供安全可靠的电子文件管理。

该产品的主要功能包括：

• ◆ 丰富的文件管理功能。EYOUCM系统为您提供了一套虚拟文件管理功能，包括上传、打包下载、复制、移动、删除、搜索、新建文件夹、改名、共享、加解密和查看，使您可以对自己的电子文件进行充分很好的管理。
• ◆ 支持Web/WebDAV。系统不仅支持HTTP协议，使您可以通过Web浏览器直接访问系统，而且支持通过WebDAV(即Windows的网络文件夹)访问，为您提供了在线编辑各种Office文件的方便。
• ◆ 统一认证机制。系统可以通过设置认证方式和现有的邮件系统进行整合，您可以直接使用邮件系统帐号作为用户名进行访问。
• ◆ 灵活的文件共享功能。您还可以通过创建不同的组，在组中添加不同的用户达到轻松共享文件的目的，再也不需要重复上传了。并且您还可以通过IP段与组用户的组合，或者设置过期时间、共享密码等条件限制别人对于共享文件的访问，在充分保障文件的保密性及安全性前提下，提供文件信息的自由共享。
• ◆ 全面的日志监控。系统会自动将您帐号里文件的所有操作都一一记录下来，一旦在文件管理中出现不小心删除或者恶意破坏，都可以通过日志进行追踪调查，及时了解原因。
• ◆ 独特的个人相册。
• 为了更加贴合用户的需要，系统还特别为您设置了个人相册功能，使您可以创建不同的相册分类存储您的照片，以方便查找，同时您还可以通过设置照片共享，向同事和朋友展示您的精彩生活瞬间。

 

下一页